. Para empezar, según la clasificación otorgada por el ente de control DIAN, obliga a personas naturales o jurídicas a llevar o no contabilidad, es decir si eres persona natural con establecimiento de comercio bajo la clasificación 49 No responsable de IVA, no esta obligado a llevar contabilidad; si eres persona natural bajo la clasificación 48 Responsable de IVA, estas obligado a llevar contabilidad y las personas jurídicas o asimiladas por su clasificación están obligados a llevar contabilidad.

Con el pasar del tiempo, la forma de llevar contabilidad ha cambiado, anteriormente se registraban en libros físicos, en estos tiempos es sistematizado, aunque haya cambiado la forma de llevar la contabilidad de un plano físico a un plano virtual su legislación sobre la perdida de información contiene la misma aplicabilidad.

De acuerdo con lo anterior, cuando una entidad o persona natural obligada a llevar contabilidad, pierde dicha información, por caso fortuito, de fuerza mayor o por agentes externos, estos están en el deber de ir a los organismos competentes o autoridades a poner el respectivo denuncio, ya sea bien ante la policía o fiscalía cuando lo requiera el caso, señalado en el articulo 135 del decreto 2649 de 1990.

Esto con el fin de dar cumplimiento a la ley, debido a que la documentación se debe tener almacenada por lo menos 10 años, por tal motivo no puede hay una posibilidad que se pierda o se destruya la información, es así como en caso tal de pérdida o destrucción de la información, se debe reconstruir.

¿Cómo reconstruir mi información contable?

Para dar cumplimiento a la reconstrucción de la información cada entidad o persona natural obligada a llevar contabilidad, en caso tal de no tener respaldos de la información, deberá apoyarse en los libros auxiliares impresos, solicitar a proveedores facturaciones entregados por estos, extractos bancarios de obligaciones financieras, del mismo modo el articulo 135 contempla la reconstrucción de los libros:

• Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
• Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de estos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.

Contamos con un concepto sobre la reconstrucción de los libros de contabilidad del CTCP en la orientación profesional 5, numeral 4.1.3.13 indica:

“Los libros de contabilidad y registros se reconstruirán dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros, soportes de origen interno y externo, que estén debidamente fechados y autorizados por quienes intervinieron en ellos o los elaboraron, los medios electromagnéticos, comercio electrónico y las firmas digitales definidos en la ley 527 de 1999 y que cumplan los requisitos y condiciones del artículo 12 de la misma, copias grabadas, microfichas y demás instrumentos que se considere pertinente.(23)”

Plazos para la reconstrucción de los libros de contabilidad.

Según el decreto ya mencionado 2649 de 1990 en su mismo artículo, se estipula un plazo para la reconstrucción de estos, dentro de los 6 meses siguientes al suceso.

Para finalizar cabe resaltar que el hecho de que haya perdió o destruido la información, en caso tal de la DIAN requerir sus libros de contabilidad no lo exime de una sanción, debido a que la DIAN solo suele pasar por tal o no aplicar sanciones en casos fortuitos o de fuerza mayor, por lo general en la mayoría de los casos la DIAN suele aplicar las sanciones respectivas, haciendo mención que estos casos suelen suceder por negligencia de los administradores o representantes legales, porque la responsabilidad de la contabilidad es de la administración aun cuando es el departamento de contabilidad quien lo ejecuta, pero siempre la administración debe velar por el bienestar de esta.

Un consejo.

Trate siempre de tener respaldo de su información, con copias de seguridad periódicas que le permitan tener una información actualizada, que en caso tal de perdida la copia mas reciente pueda suplir la mayoría de los datos posibles o estén muy recientes, dejando así que la reconstrucción de la información es más poca y fácil de hacerla.