Cuando una persona está obligada a llevar contabilidad está en el deber con los entes de control como la DIAN, de exhibir sus libros de contabilidad cuando este lo requiera.

De acuerdo al art 782 del estatuto tributario nos dice: “La Administración podrá ordenar la práctica de la inspección contable al contribuyente como a terceros legalmente obligados a llevar contabilidad, para verificar la exactitud de las declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravados o no, y para verificar el cumplimiento de obligaciones formales.

De la diligencia de inspección contable, se extenderá un acta de la cual deberá entregarse copia una vez cerrada y suscrita por los funcionarios visitadores y las partes intervinientes.

Cuando alguna de las partes intervinientes, se niegue a firmarla, su omisión no afectará el valor probatorio de la diligencia. En todo caso se dejará constancia en el acta.

Se considera que los datos consignados en ella, están fielmente tomados de los libros, salvo que el contribuyente o responsable demuestre su inconformidad.

Cuando de la práctica de la inspección contable, se derive una actuación administrativa en contra del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, o de un tercero, el acta respectiva deberá formar parte de dicha actuación.”

Cuando la entidad se niegue o no acate la inspección o exhiba sus libros contables estos se verán involucrados en sanciones por parte del ente de control debido a que los plazos están establecidos en el decreto 1625 de 2016 en el artículo: “Cuando la Administración Tributaria ordene la exhibición de los libros de contabilidad a quienes estén obligados a llevarlos, estos podrán disponer hasta de cinco (5) días hábiles para exhibirlos, contados a partir de la fecha en la cual se solicite por escrito la presentación de los mismos.

Cuando la solicitud se realice por correo, el plazo de que trata este artículo será de ocho (8) días hábiles, contados a partir de la fecha de introducción al correo de la respectiva solicitud.

Cuando se trate de la práctica de pruebas, originada en el trámite de las solicitudes de devolución del impuesto sobre las ventas de que tratan el (sic) artículos 31 del Decreto 3541 de 1983 (hoy artículo 855 del Estatuto Tributario), el contribuyente deberá exhibir los libros a más tardar el día hábil siguiente al de la fecha en que se solicite por escrito su exhibición.”

Se debe recalcar que este tipo de inspecciones cuando sean solicitadas por las entidades de control pertinentes deben ser desarrolladas por un profesional de la rama contable, estas inspecciones a los libros de contabilidad se dan a partir de los procesos de fiscalización abiertos por los diferentes entes de control, con el fin de corroborar los saldos, retenciones, impuestos grabados y pagados, entre otras resultados que arrojan estas inspecciones.